Service Excellence Sangat Dibutuhkan Bagi Yang Berprofesi Bidang Resepsionis

Wajah perusahaan yang pertama kali dilihat mungkin adalah seorang security. Ya, security atau petugas keamanan tugasnya menjaga keamanan daerahnya apalagi keamanan daerah tempat kerjanya. Namun setelah itu ada tamu yang ingin bertemu pimpinan perusahaan atau orang-orang terkait pastilah yang ditemui pertama kali adalah seorang resepsionis untuk menanyakan keberadaan orang yang dicari ada atau tidak.

Sudah selayaknya mereka yang bekerja sebagai resepsionis harus mengutamakan pelayanan yang prima atau disebut service excellence. Seorang resepsionis adalah cerminan perusahaan setelah tamu bertemu dengan security dibagian luar ruangan kantor. Bagus dan tidaknya citra perusahaan, bisa nampak dari pelayanan yang diberikan resepsionis.

Maka dari itu, selayaknya resepsionis harus bisa mengimplementasikan service excellence itu sendiri demi mencerminkan citra perusahaan yang baik tersebut. Ada beberapa hal yang bisa dipelajari resepsionis dalam praktek service excellence-nya.

Dimensi pertama dalam service excellence ada tangible atau bukti nyata. Bahwa kamu adalah kesan pertama yang akan dinilai oleh tamu, maka tampilan yang baik pun harus ditampilkan untuk menunjukkan kepada tamu bahwa citra perusahaanmu sangat baik. Bagaimana seorang resepsionis menampilkan diri yang baik?

Penampilan resepsionis yang baik haruslah rapi, bersih, anggun, dan elegan dari ujung kepala hingga ujung kaki termasuk bau badan. Body languange seperti posisi berdiri, posisi tangan, dan posisi berjalan juga harus diperhatikan. Jangan sampai resepsionis menunjukkan gestur tubuh yang membuat tamu merasa kita tidak sopan.

Lalu aspek dimensi pelayanan yang harus dipenuhi dalam menciptakan service excellence selanjutnya adalahreliability atau handal/dapat dipercaya. Reliability terdapat 2 poin penting disini yang pertama kemampuan untuk melakukan pelayanan sesuai dengan yang dijanjikan dan selanjutnya pemberian pelayanan yang akurat dan tidak error.

Misalnya, dikantor kita ada tamu yang datang untuk mencari pimpinan. Namun, pimpinan tersebut sedang ada rapat mendadak dan dijadwalkan satu jam lagi baru selesai. sebagai resepsionis kita harus menyampaikannya dengan benar kepada tamu tersebut. Jika resepsionis menjanjikan satu jam lagi sudah bisa ditemui, informasi tersebut harus akurat sesuai dengan yang dijanjikan kepada tamu tersebut.

Jangan sampai, satu jam kemudian tamu datang lagi, namun pimpinan belum dapat ditemui. Ini akan memicu kemarahan tamu tersebut dan bisa-bisa resepsionis dicap tidak profesional. Maka dari itu resepsionis harus memastikan informasi apapun yang didapat untuk disampaikan kepada tamu perusahaan. Dan jangan pernah bertele-tele dalam menyampaikan informasi kepada tamu. Apabila ini telah dijalankan, pastinya kamu sebagai resepsionis telah memberikan service excellence kepada tamu.

Service excellence selanjutnya adalah responsive atau cepat tanggap. Yang dimaksud dalam aspek dimensi service excellence seperti mengkomunikasikan proses pelayanan kepada pelanggan, tidak menunda pekerjaan/tepat waktu, kemampuan antisipatif atas persoalan yang potensial muncul dan pelanggan tidak di pingpong. Apa sih yang dimaksud di pingpong disini?

Di pingpong maksudnya adalah tamu merasa dipermainkan dengan saling melempar informasi kepada pihak lain. Misalnya ketika tamu dari perusahaan lain ingin bertemu pimpinan lalu bertanya kepada anda yang notabene-nya bekerja di resepsionis. Tetapi anda melemparkan nya dengan menanyakan kepada orang lain, bahkan orang lain itupun bertanya lagi kepada orang lainnya. Saling melempar pertanyaan itulah yang disebut mem-pingpong dan itu sangat menjengkelkan bagi tamu.

Jangan sampai hal tersebut terjadi bagi yang bekerja dibagian resepsionis. Maka dari itu, pentingnya mencari informasi yang valid untuk disampaikan kepada tamu.

Lalu ada assurance atau jaminan mutu yang wajib dilakukan agar terciptanya service excellence. Ada 5S disini yang wajib dilakukan oleh seorang resepsionis yaitu senyum, salam, sapa, sopan, dan santun.

Rasanya 5S dan kegiatan resepsionis ini adalah hal yang tak bisa dipisahkan. Bayangkan, apabila seorang resepsionis tidak mengutamakan 5S? Pastinya tamu bisa-bisa enggan datang karena kita sebagai resepsionis menunjukkan raut wajah yang kurang menyenangkan. Dalam assurance juga terdapat kompetensi, kredibilitas, dan keamanan.

Dan terakhir dimensi yang harus dipenuhi seorang resepsionis untuk terciptanya service excellence adalah empathy atau empati. Empati yaitu suatu sikap dimana tingkat kepedulian dari pegawai kepada seorang pelanggan sangat tinggi. Empati pun juga berbeda dengan simpati dimana empati memiliki rasa untuk menolong yang berarti tindakan nyata tak seperti simpati yang hanya memiliki rasa belas kasihan namun tidak dapat menolong.

Seorang resepsionis harus dapat menolong para tamunya dengan tindakan yang nyata. Sebagai seorang resepsionis, tanyakan kepada tamu yang datang apabila mengalami suatu kendala dan jawablah dengan jawaban yang jelas dan tidak menggantung.

Dimensi-dimensi tersebut bila dipraktekkan pasti akan membutuhkan waktu dan ada campur tangan seorang ahli dibidangnya, yaitu instruktur-instruktur berpengalaman dari lembaga pelatihan atau training centre. Perusahaan juga harus mau berkorban, yaitu mendatangkan instruktur dari sebuah lembaga pelatihan untuk mengajarkan dan menyampaikan materi-materi tersebut kepada resepsionisnya agar dapat memberikan pelayanan dengan tingkat tinggi atau service excellence.

Itulah tadi beberapa ulasan mengenai cara yang harus dilakukan seseorang yang berprofesi sebagai resepsionis jika ingin memberikan pelayanan kepada tamu perusahaan dengan service excellence. Mulai dari sekarang, mari terapkan service excellence disetiap pekerjaan kita untuk terciptanya citra yang baik dimata orang lain. Jadi lebih baik itu, sesimple itukan?     

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Open chat
Halo Selamat Datang di Bina Mutu Bangsa! Ada yang bisa kami bantu?^_^
Powered by