Berbicara dengan baik bukan hanya tentang seberapa banyak informasi yang dapat disampaikan. Dalam situasi profesional, pesan yang terlalu banyak justru dapat membuat audiens kesulitan menangkap inti pembicaraan. Karena itu, satu pesan satu struktur menjadi pendekatan penting agar informasi dapat disampaikan secara jelas, terarah, dan mudah diingat.
Pendekatan tersebut menjadi salah satu materi dalam pelatihan public speaking yang diselenggarakan Bina Mutu Bangsa untuk staf Tanoto Foundation pada Jumat, 25 September 2026. Pelatihan berlangsung di kantor Tanoto Foundation, Jakarta, dan diikuti sekitar 25–30 peserta yang telah dipilih oleh Tanoto Foundation.
Kegiatan difasilitasi oleh tiga trainer dari Bina Mutu Bangsa. Peserta tidak hanya menerima materi, tetapi juga mengikuti diskusi, challenge, simulasi, dan role play. Melalui praktik tersebut, peserta berlatih menyusun pesan sekaligus menyampaikannya dalam waktu terbatas.
Mengapa Satu Pesan Satu Struktur Penting?
Kebutuhan menyusun pesan secara terstruktur berangkat dari tantangan komunikasi yang dihadapi peserta dalam lingkungan kerja. Berdasarkan evaluasi sebelumnya, masih terdapat peserta yang belum dapat menjelaskan tujuan organisasi dengan baik.
Selain itu, penyampaian informasi oleh beberapa peserta masih cenderung satu arah, kaku, dan kurang interaktif. Padahal, peserta dapat berkomunikasi dengan berbagai pihak, mulai dari rekan kerja dan mitra hingga pemerintah, kementerian, media, auditor, klien, dan organisasi lainnya.
Dalam situasi tersebut, pembicara tidak cukup hanya menguasai informasi. Pembicara juga perlu menentukan apa yang paling penting untuk disampaikan kepada audiens.
Karena itu, konsep satu pesan satu struktur mengarahkan pembicara untuk memilih satu inti pesan, kemudian membangun informasi pendukung di sekelilingnya. Dengan cara tersebut, audiens tidak harus memilah sendiri terlalu banyak informasi untuk menemukan maksud utama pembicaraan.
Satu Pesan Satu Struktur Dimulai dari Audiens
Sebelum menyusun pesan, peserta diajak melihat komunikasi dari sudut pandang pendengar. Materi pelatihan memperkenalkan tiga pertanyaan yang biasanya ingin dijawab audiens ketika mendengarkan seseorang berbicara.
Pertama, “Ini tentang apa?” Pertanyaan ini membantu audiens memahami topik yang sedang dibahas.
Kedua, “Kenapa saya harus peduli?” Audiens perlu mengetahui hubungan antara topik dengan kebutuhan atau kepentingannya.
Ketiga, “Apa buktinya?” Informasi yang disampaikan perlu memiliki dasar sehingga audiens dapat memahami mengapa pesan tersebut layak dipercaya.
Jika ketiga pertanyaan tersebut tidak terjawab, audiens mungkin tetap mendengarkan, tetapi belum tentu memahami atau mengingat pesan yang disampaikan.
Karena itu, satu pesan satu struktur tidak dimulai dari keinginan pembicara untuk menceritakan semua hal. Prosesnya justru dimulai dengan memahami apa yang perlu diketahui audiens.
Membuka Pembicaraan dengan Pesan yang Menarik
Struktur pesan juga dipengaruhi oleh cara pembicara membuka pembicaraan. Pembukaan bukan sekadar formalitas sebelum masuk ke materi utama, tetapi menjadi kesempatan untuk menarik perhatian dan membangun koneksi dengan audiens.
Dalam materi pelatihan, peserta membandingkan pembukaan yang langsung masuk ke penjelasan program dengan pembukaan yang menggunakan cerita singkat, pertanyaan, atau fakta yang dekat dengan audiens.
Bahasa yang sederhana juga menjadi bagian penting. Istilah yang terlalu rumit dapat membuat audiens membutuhkan waktu lebih lama untuk memahami pembicaraan.
Dengan demikian, pembukaan yang baik membantu audiens memahami konteks sejak awal. Setelah perhatian terbentuk, pembicara dapat membawa audiens menuju pesan utama yang ingin disampaikan.
Rumah Pesan: Cara Menyusun Informasi agar Terarah
Salah satu konsep utama dalam materi adalah Rumah Pesan, yaitu cara sederhana untuk menyusun pesan yang jelas, terarah, dan mudah diingat.
Struktur tersebut terdiri dari tiga bagian utama.
Atap merupakan pesan utama atau inti yang ingin disampaikan dan diingat audiens.
Pilar berisi informasi yang mendukung pesan utama, yaitu data, proses, hasil, dan dampak.
Sementara itu, fondasi merupakan pembukaan yang digunakan untuk menarik perhatian audiens.
Melalui konsep ini, informasi tidak disusun sebagai kumpulan fakta yang berdiri sendiri. Setiap bagian harus memiliki hubungan dengan pesan utama.
Dengan kata lain, satu pesan satu struktur membantu pembicara menentukan informasi mana yang menjadi inti dan informasi mana yang berfungsi sebagai pendukung.
Pesan Utama Harus Mudah Dipahami
Pesan utama menjadi bagian terpenting dalam struktur komunikasi. Materi pelatihan menekankan bahwa pesan utama sebaiknya fokus, relevan dengan audiens, dan mudah diingat.
Contohnya, kalimat yang terlalu luas seperti menjelaskan berbagai program sekaligus dapat membuat inti pembicaraan menjadi kabur. Pesan kemudian dapat disederhanakan menjadi satu kalimat yang menangkap perubahan atau manfaat utama yang ingin disampaikan.
Pesan utama juga perlu diuji. Dalam materi, peserta diajak melihat apakah kalimat tersebut menjelaskan siapa yang mengalami perubahan, perubahan apa yang terjadi, dan apakah orang yang tidak memiliki pengetahuan mendalam mengenai topik tersebut tetap dapat memahaminya.
Jika pesan masih sulit dipahami, pembicara perlu menyederhanakannya. Tujuannya bukan mengurangi informasi penting, melainkan memastikan inti informasi dapat diterima audiens.
Data, Proses, Hasil, dan Dampak dalam 60 Detik
Setelah pesan utama ditentukan, informasi pendukung perlu disusun secara proporsional. Salah satu struktur yang diperkenalkan adalah Data, Proses, Hasil, dan Dampak.
Dalam penjelasan selama 60 detik, materi membagi waktu menjadi empat bagian:
- 15 detik untuk data, yaitu seberapa besar dan nyata masalahnya.
- 10 detik untuk proses, yaitu apa yang dilakukan.
- 15 detik untuk hasil, yaitu apa yang berhasil dicapai.
- 20 detik untuk dampak, yaitu perubahan yang terjadi bagi orang yang dibantu.
Pembagian tersebut menunjukkan bahwa pembicara tidak sebaiknya menghabiskan sebagian besar waktu untuk menjelaskan proses. Data perlu memberikan konteks, hasil perlu menunjukkan pencapaian, sedangkan dampak menjelaskan perubahan yang terjadi.
Kesalahan yang sering terjadi adalah data dilewati, proses dijelaskan terlalu panjang, hasil hanya disebut sebagai jumlah kegiatan, atau dampak tidak sempat dibahas karena waktu habis.
Karena itu, satu pesan satu struktur membantu pembicara menjaga keseimbangan informasi tanpa kehilangan inti pembicaraan.
Dari Kegiatan Menjadi Cerita yang Memiliki Dampak
Menjelaskan sebuah program tidak cukup hanya dengan menyebutkan berapa banyak kegiatan yang telah dilakukan. Audiens juga perlu mengetahui masalah yang dihadapi, tindakan yang dilakukan, hasil yang terlihat, dan perubahan yang terjadi.
Materi pelatihan memberikan contoh perubahan cara menjelaskan program. Penjelasan yang hanya menyebut jumlah pelatihan, modul, lokakarya, dan kegiatan monitoring dapat diubah menjadi cerita yang menunjukkan masalah, proses, hasil, dan dampaknya bagi penerima manfaat.
Pendekatan tersebut membuat informasi program lebih dekat dengan manusia. Angka dan kegiatan tetap digunakan, tetapi ditempatkan dalam konteks yang membantu audiens memahami maknanya.
Hal ini juga melengkapi pembahasan “Data yang Bernyawa” dalam pelatihan public speaking Bina Mutu Bangsa, yang menekankan pentingnya menghubungkan data dengan konteks, cerita, dan dampak.
Praktik Satu Pesan Satu Struktur melalui Simulasi
Materi tidak berhenti pada penjelasan konsep. Peserta juga mengikuti simulasi untuk menyusun pesan melalui konsep Rumah Pesan.
Dalam simulasi tersebut, peserta membaca kartu program, mengisi fondasi pembukaan, menyusun pesan utama sebagai atap, kemudian membangun tiga pilar pendukung. Setiap meja juga memiliki pembagian peran seperti penulis, penjaga waktu, dan penantang.
Penjaga waktu membantu kelompok tetap mengikuti batas waktu. Penulis mencatat poin utama. Sementara itu, penantang bertugas menguji apakah setiap kalimat sudah cukup jelas dan apakah maksud pesan dapat dipahami.
Menariknya, peserta yang biasanya jarang berbicara di forum dapat diberikan peran sebagai penantang. Dengan demikian, latihan tidak hanya berfokus pada hasil pesan, tetapi juga memberi ruang bagi peserta untuk berkontribusi dalam proses komunikasi.
Pesan Diuji melalui “Pasar Pesan”
Setelah menyusun pesan, peserta juga mengikuti aktivitas yang disebut Pasar Pesan. Dalam latihan ini, peserta melihat pesan dari kelompok lain kemudian memberikan respons berdasarkan apa yang mereka pahami.
Peserta menuliskan satu hal yang langsung dipahami dan satu hal yang masih membingungkan. Feedback diberikan berdasarkan apa yang benar-benar ditangkap pembaca, bukan berupa saran untuk memperbaiki pesan.
Latihan tersebut memberikan cara sederhana untuk menguji kejelasan pesan. Jika lima pembaca menangkap lima hal yang berbeda, masalahnya dapat menjadi indikasi bahwa pesan belum cukup jelas.
Dengan begitu, satu pesan satu struktur bukan hanya konsep yang dinilai oleh pembicara sendiri. Pesan juga perlu diuji melalui perspektif orang yang menerimanya.
Role Play Menguji Kejelasan Pesan dalam 60 Detik
Pada tahap berikutnya, peserta berlatih menyampaikan pesan melalui role play pitch 60 detik. Peserta menyiapkan catatan, melakukan putaran latihan, kemudian menyampaikan pesan kepada orang lain tanpa bergantung pada hafalan.
Beberapa pertanyaan digunakan untuk menguji kemampuan pembicara, seperti “Kenapa ini penting?”, “Angka itu dari mana?”, atau “Kalau saya ceritakan ke bos, saya harus bilang apa?”
Peserta kemudian diamati berdasarkan beberapa indikator, termasuk apakah pesan utama sudah jelas dalam 15 detik pertama, apakah pembicara mampu menyebutkan satu perubahan, dan apakah pesan utama dapat diulang menggunakan kata-kata sendiri.
Untuk peserta yang masih pemula, catatan dapat digunakan. Sementara itu, peserta yang sudah terbiasa berbicara mendapatkan tantangan yang lebih tinggi dengan melakukan putaran berikutnya tanpa catatan.
Satu Pesan Satu Struktur untuk Komunikasi Profesional
Kemampuan menyusun pesan secara terstruktur relevan bagi profesional yang perlu menjelaskan program organisasi kepada berbagai audiens. Pesan yang sama dapat membutuhkan cara penyampaian berbeda ketika disampaikan kepada rekan kerja, mitra, media, pemerintah, atau stakeholder lainnya.
Tanoto Foundation sendiri merupakan organisasi filantropi yang berfokus pada pengembangan sumber daya manusia melalui pendidikan, kesehatan, dan pengembangan kepemimpinan.
Dalam konteks tersebut, kemampuan menjelaskan program tidak hanya berkaitan dengan banyaknya informasi yang dikuasai. Pembicara perlu memilih informasi yang relevan, menyusun pesan, memberikan bukti, serta menunjukkan hasil dan dampak secara jelas.
Karena itu, latihan satu pesan satu struktur dapat membantu profesional menyampaikan informasi organisasi dengan alur yang lebih mudah diikuti tanpa harus memasukkan seluruh detail dalam satu kesempatan.
Bina Mutu Bangsa Mengembangkan Komunikasi melalui Praktik
Pelatihan bersama Tanoto Foundation menunjukkan pendekatan Bina Mutu Bangsa yang memadukan materi dengan praktik. Peserta tidak hanya mempelajari konsep komunikasi, tetapi juga menguji pesan melalui diskusi, simulasi, feedback, dan role play.
Pendekatan praktik menjadi penting karena kemampuan komunikasi tidak cukup dibangun hanya dengan memahami teori. Peserta perlu mencoba menyampaikan pesan, menerima respons, menemukan bagian yang belum jelas, kemudian memperbaikinya.
Bagi organisasi, kebutuhan tersebut dapat berbeda-beda. Ada tim yang membutuhkan kemampuan public speaking, ada yang perlu memperkuat presentasi, dan ada pula yang perlu meningkatkan kemampuan menyampaikan program kepada stakeholder.
Bina Mutu Bangsa juga membahas perbedaan antara public speaking dan presentation skill, dua kemampuan yang saling berkaitan tetapi memiliki fokus dan penerapan berbeda dalam komunikasi profesional.
Pesan yang Jelas Membantu Audiens Memahami
Pada akhirnya, satu pesan satu struktur bukan berarti mengurangi informasi yang dimiliki pembicara. Pendekatan ini membantu pembicara memilih informasi yang paling relevan dan menyusunnya agar audiens dapat mengikuti alurnya.
Mulai dari pembukaan, pesan utama, data, proses, hasil, hingga dampak, setiap bagian memiliki fungsi dalam membangun pemahaman.
Melalui pelatihan public speaking bersama Bina Mutu Bangsa, peserta Tanoto Foundation mendapatkan kesempatan untuk mempraktikkan cara menyusun pesan secara lebih ringkas, terarah, dan mudah dipahami.
Bagi perusahaan, yayasan, maupun organisasi yang ingin meningkatkan kemampuan komunikasi profesional tim, Bina Mutu Bangsa dapat membantu merancang pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan komunikasi di lingkungan kerja.
