Seorang manager tidak hanya bertanggung jawab mengatur pekerjaan tim. Cara menyampaikan arahan, memberikan feedback, dan menjelaskan keputusan juga menjadi bagian dari kepemimpinan.
Di posisi ini, kemampuan public speaking memiliki peran yang cukup besar. Komunikasi yang jelas membantu manager menjaga koordinasi sekaligus membangun kepercayaan dalam tim.
Berbicara di depan banyak orang juga menjadi bagian dari rutinitas seorang manager. Mulai dari memimpin meeting, menyampaikan laporan, hingga mewakili perusahaan dalam sebuah acara.
Tantangannya bukan sekadar berani berbicara. Seorang manager perlu memastikan pesan yang disampaikan mudah dipahami dan mampu mendorong audiens mengambil tindakan.
Mengapa Public Speaking Penting bagi Manager?
Manager sering menjadi penghubung antara strategi perusahaan dan pekerjaan yang dilakukan tim. Informasi tersebut perlu diterjemahkan menjadi arahan yang jelas dan mudah diterapkan.
Kesalahan dalam menyampaikan pesan dapat menimbulkan interpretasi berbeda di dalam tim. Kondisi tersebut berpotensi memengaruhi koordinasi dan hasil pekerjaan.
Public speaking membantu manager menyampaikan ide secara terstruktur. Kemampuan ini juga mendukung proses pengambilan keputusan dan komunikasi dengan berbagai pihak.
Karena itu, keterampilan berbicara menjadi bagian penting dari kemampuan kepemimpinan. Semakin tinggi posisi seseorang, semakin besar pula kebutuhan untuk berkomunikasi secara efektif.
1. Gunakan Metode PREP untuk Menyampaikan Pendapat
PREP merupakan singkatan dari Point, Reason, Example, dan Point. Metode ini membantu seseorang menyampaikan pendapat secara singkat dengan alasan yang jelas.
Bagian Point berisi pendapat atau kesimpulan utama yang ingin disampaikan. Sampaikan bagian ini terlebih dahulu agar audiens langsung mengetahui posisi Anda.
Berikutnya adalah Reason, yaitu alasan yang mendukung pendapat tersebut. Jelaskan mengapa Anda memiliki pandangan atau rekomendasi tersebut.
Setelah itu, gunakan Example untuk memberikan contoh yang memperjelas alasan. Contoh dapat berupa pengalaman, data, atau situasi yang relevan dengan pembahasan.
Terakhir, kembali ke Point untuk menegaskan kesimpulan. Struktur ini cocok digunakan ketika manager memberikan pendapat dalam meeting atau diskusi.
Contohnya, ketika membahas sistem kerja baru, manager dapat menyampaikan rekomendasi terlebih dahulu. Setelah itu, jelaskan alasannya berdasarkan kondisi tim dan berikan contoh penerapannya.
2. Gunakan SCQA untuk Menjelaskan Masalah
SCQA merupakan singkatan dari Situation, Complication, Question, dan Answer. Metode ini berguna untuk menjelaskan masalah sebelum menawarkan sebuah solusi.
Situation menjelaskan kondisi atau situasi yang sedang terjadi. Bagian ini memberikan konteks agar audiens memahami latar belakang pembahasan.
Kemudian masuk ke Complication, yaitu persoalan yang muncul dari situasi tersebut. Jelaskan perubahan, hambatan, atau risiko yang membuat kondisi tersebut perlu ditangani.
Bagian Question membawa audiens pada pertanyaan yang perlu dijawab. Pertanyaan tersebut menjadi penghubung menuju solusi yang akan disampaikan.
Terakhir adalah Answer, yaitu jawaban atau solusi terhadap persoalan tersebut. Manager dapat menggunakan bagian ini untuk menyampaikan rekomendasi atau keputusan.
Metode SCQA cocok digunakan ketika manager melakukan presentasi laporan atau menjelaskan suatu masalah kepada manajemen. Alurnya membantu audiens memahami alasan sebelum mendengar solusi.
3. Terapkan Prinsip 3S Saat Memberikan Arahan
3S terdiri dari Simple, Specific, dan Straightforward. Prinsip ini membantu manager memberikan instruksi yang mudah dipahami dan tidak menimbulkan banyak tafsir.
Simple berarti menggunakan bahasa yang sederhana. Hindari istilah rumit jika pesan tersebut dapat disampaikan dengan kata-kata yang lebih mudah.
Specific berarti memberikan informasi yang jelas mengenai apa yang harus dilakukan. Jika berkaitan dengan pekerjaan, sertakan target, tanggung jawab, atau batas waktu.
Sementara itu, Straightforward berarti menyampaikan pesan secara langsung. Hindari pembukaan yang terlalu panjang ketika anggota tim sebenarnya hanya membutuhkan arahan.
Contohnya, daripada mengatakan “Tolong segera diselesaikan karena ini cukup penting,” berikan instruksi yang lebih jelas mengenai tugas dan waktunya.
Manager dapat mengatakan, “Tolong selesaikan laporan ini sebelum pukul tiga dan kirimkan melalui email setelah diperiksa.”
Arahan tersebut memberikan informasi yang lebih lengkap. Anggota tim mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan, waktu penyelesaian, serta tindakan berikutnya.
4. Gunakan STAR Saat Menyampaikan Pengalaman
STAR merupakan singkatan dari Situation, Task, Action, dan Result. Metode ini dapat membantu manager menjelaskan pengalaman kerja secara runtut.
Situation digunakan untuk menjelaskan kondisi yang terjadi. Ceritakan konteks secukupnya agar audiens memahami masalah atau situasi yang sedang dibahas.
Selanjutnya, Task menjelaskan tanggung jawab atau tujuan yang perlu dicapai. Bagian ini membantu audiens mengetahui apa yang harus diselesaikan.
Kemudian, Action berisi tindakan yang dilakukan untuk menghadapi situasi tersebut. Jelaskan langkah yang benar-benar diambil, bukan hanya hasil akhirnya.
Terakhir, Result menunjukkan hasil dari tindakan tersebut. Jika tersedia, gunakan data atau pencapaian yang dapat memperkuat cerita.
Metode STAR dapat digunakan ketika manager membagikan pengalaman kepada tim. Teknik ini juga berguna saat wawancara, evaluasi kinerja, atau sesi berbagi praktik kerja.
5. Pisahkan Fakta, Analisis, dan Rekomendasi
Komunikasi manager sering melibatkan data dan keputusan. Karena itu, penting untuk membedakan informasi berdasarkan fungsinya.
Fakta berisi informasi yang dapat diverifikasi, seperti angka penjualan, hasil survei, atau laporan kinerja. Bagian ini menjadi dasar dalam pembahasan.
Analisis menjelaskan apa yang dapat dipahami dari fakta tersebut. Manager dapat menghubungkan data dengan kondisi bisnis atau performa tim.
Setelah itu, sampaikan rekomendasi sebagai langkah yang ingin dilakukan berdasarkan analisis. Struktur ini membantu audiens mengikuti proses berpikir sebelum keputusan dibuat.
Cara tersebut membuat pembicaraan terasa lebih transparan. Audiens dapat mengetahui mana informasi yang menjadi dasar dan mana keputusan yang berasal dari pertimbangan manager.
6. Gunakan Bridging Technique Saat Menjawab Pertanyaan
Bridging technique adalah teknik menghubungkan pertanyaan atau topik tertentu dengan pesan utama yang ingin disampaikan.
Teknik ini berguna ketika pertanyaan yang muncul cukup luas atau mulai keluar dari pembahasan utama. Manager tetap dapat memberikan jawaban tanpa kehilangan arah komunikasi.
Mulailah dengan menjawab bagian pertanyaan yang memang relevan. Setelah itu, arahkan pembicaraan kembali kepada topik utama menggunakan informasi yang berkaitan.
Misalnya, seseorang bertanya mengenai kendala proyek lain ketika Anda sedang membahas target tim. Jawab secara singkat sebelum menghubungkannya kembali dengan target yang sedang dibahas.
Bridging bukan berarti menghindari pertanyaan. Teknik ini membantu menjaga pembicaraan tetap terarah tanpa membuat audiens merasa pertanyaannya diabaikan.
7. Berikan Jeda Sebelum Menjawab
Tidak semua pertanyaan membutuhkan jawaban dalam hitungan detik. Manager justru perlu memberikan waktu untuk memastikan respons yang diberikan sudah tepat.
Jeda singkat membantu Anda menyusun informasi sebelum mulai berbicara. Cara ini juga mengurangi kemungkinan memberikan jawaban yang terburu-buru.
Jika pertanyaan membutuhkan data tertentu, gunakan informasi yang benar-benar Anda ketahui. Hindari memberikan perkiraan yang belum memiliki dasar jelas.
Apabila belum memiliki jawabannya, sampaikan secara terbuka dan tawarkan untuk memberikan informasi setelah data diperiksa. Sikap tersebut menunjukkan tanggung jawab dalam berkomunikasi.
Public speaking untuk manager bukan sekadar kemampuan tampil percaya diri di depan audiens. Keterampilan ini membantu pemimpin menyampaikan pesan dengan struktur yang jelas dan tujuan yang terarah.
Metode PREP, SCQA, 3S, STAR, dan bridging technique dapat menjadi alat komunikasi dalam berbagai situasi kerja. Masing-masing memiliki fungsi yang berbeda dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Manager yang mampu berkomunikasi dengan baik akan lebih mudah menyampaikan arahan, menjelaskan keputusan, dan membangun kepercayaan dalam tim.
Jika ingin mengembangkan kemampuan public speaking dan komunikasi kepemimpinan secara lebih terarah, Bina Mutu Bangsa menyediakan pelatihan untuk membantu para manager dan profesional meningkatkan kemampuan komunikasi di dunia kerja.
Ikuti perkembangan mengenai program pendidikan dan pelatihan kami di Instagram binamutubangsa
